La rubrique juridique : Les frais afférents au service

Le troisième trimestre étant généralement propice aux déplacements professionnels des professeurs, nous allons étudier ce mois-ci les frais afférents au service et leurs modalités de remboursement.

Si vous devez utiliser votre véhicule personnel pour des déplacements imposés par un service sur plusieurs établissements, des visites de stage, un ordre de mission ou une convocation à un examen, concours ou jury, vous pourrez toucher des remboursements de frais de déplacements.

Ces modalités de remboursement et leurs taux sont fixées par le décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’État.

Article 2 Pour l’application du présent décret, sont considérés comme :

1° Agent en mission : agent en service, muni d’un ordre de mission pour une durée totale qui ne peut excéder douze mois, qui se déplace, pour l’exécution du service, hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale ;

2° Agent en tournée : agent en service outre-mer et qui se déplace à l’intérieur de sa collectivité territoriale d’affectation, mais hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale, et agent en poste à l’étranger et qui effectue un déplacement de service à l’intérieur du pays de sa résidence administrative ou à l’intérieur de sa zone de compétence ;

3° Agent assurant un intérim : agent qui se déplace pour occuper un poste temporairement vacant, situé hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale ;

4° Agent en stage : agent qui suit une action de formation initiale ou agent qui se déplace, hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale, pour suivre une action de formation continue organisée par l’administration ou à son initiative en vue de la formation professionnelle des personnels de l’État conformément aux dispositions du titre Ier du décret du 14 juin 1985 susvisé et du titre Ier du décret du 26 mars 1975 susvisé ;

5° Personne participant à un organisme consultatif ou qui intervient pour le compte des services et établissements : personne qui se déplace pour participer aux commissions, conseils, comités et autres organismes consultatifs dont les frais de fonctionnement sont payés sur fonds publics ou pour apporter son concours aux services et établissements mentionnés à l’article 1er ;

6° Résidence administrative : le territoire de la commune sur lequel se situe le service où l’agent est affecté ou l’école où il effectue sa scolarité. Lorsqu’il est fait mention de la résidence de l’agent, sans autre précision, cette résidence est sa résidence administrative ;

7° Résidence familiale : le territoire de la commune sur lequel se situe le domicile de l’agent ;

8° Constituant une seule et même commune : toute commune et les communes limitrophes, desservies par des moyens de transports publics de voyageurs.

9° Outre-mer : les départements d’outre-mer, les collectivités d’outre-mer, ainsi que la Nouvelle-Calédonie et les Terres australes et antarctiques françaises sont désignés dans le présent décret par le terme : » outre-mer « .

Pour l’application du présent décret, les déplacements dans la Principauté de Monaco ouvrent les mêmes droits que ceux afférents au territoire métropolitain de la France.

Par conséquent, pas de remboursement de visite de stage, par exemple, sans un ordre de mission.

Je vous rappelle, au passage, que l’ordre de mission a surtout pour avantage de vous couvrir en cas d’accidents ou maladies qui pourraient survenir durant ces périodes de service en dehors de l’établissement ou sur les trajets pour vous y rendre.

Article 3 Lorsque l’agent se déplace pour les besoins du service hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale à l’occasion d’une mission, d’une tournée ou d’un intérim, il peut prétendre :

– à la prise en charge de ses frais de transport sur production des justificatifs de paiement auprès du seul ordonnateur ;

– et à des indemnités de mission qui ouvrent droit, cumulativement ou séparément, selon les cas, au :

1° Remboursement forfaitaire des frais supplémentaires de repas ;

2° Remboursement forfaitaire des frais d’hébergement et, pour l’étranger et l’outre-mer, des frais divers, sur production des justificatifs de paiement de l’hébergement auprès du seul ordonnateur.

Toutefois, pour l’étranger et l’outre-mer, dans le cas où l’agent est logé ou nourri gratuitement, les indemnités de mission allouées sont réduites dans la limite d’un pourcentage fixé par arrêté conjoint du Ministre chargé de la fonction publique, du Ministre chargé du budget, du Ministre chargé des affaires étrangères et du Ministre chargé de l’outre-mer.

A l’occasion d’un stage, l’agent peut prétendre :

– à la prise en charge de ses frais de transport ;

– et à des indemnités de stage dans le cadre d’actions de formation initiale ou d’indemnités de mission dans le cadre d’actions de formation continue. Dans ce dernier cas, s’il a la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif ou d’être hébergé dans une structure dépendant de l’administration moyennant participation, l’indemnité de mission attribuée à l’agent est réduite d’un pourcentage fixé par le Ministre ou par délibération du conseil d’administration de l’établissement.

Les indemnités de stage instituées par le présent décret ne sont pas versées aux agents qui, appelés à effectuer un stage dans un établissement ou centre de formation des agents de l’État, bénéficient, à ce titre, d’un régime indemnitaire particulier.

L’indemnité de mission et l’indemnité de stage sont exclusives l’une de l’autre.

Des avances sur le paiement des frais visés aux alinéas précédents peuvent être consenties aux agents qui en font la demande. Leur montant est précompté sur l’ordonnance ou le mandat de paiement émis à la fin du déplacement à l’appui duquel doivent être produits les états de frais.

Les arrêtés dont il est question dans cet article sont ceux du 3 juillet 2006 que vous trouverez ici et ici.

D’une façon générale, la mission commence à l’heure de départ de la résidence administrative ou de la résidence personnelle et se termine à l’heure de retour à cette même résidence, le choix entre la résidence administrative ou personnelle correspondant au lieu du départ effectif. Cette durée de mission est forfaitairement augmentée d’une demi-heure avant l’heure de départ et après l’heure de retour si vous utilisez les transports en commun.

Vous avez droit au remboursement forfaitaire des frais supplémentaires de repas lorsque vous vous êtes en mission entre 11 et 14 heures pour le déjeuner et entre 18 et 21 heures pour le dîner et au remboursement des frais de chambre et le petit-déjeuner lorsque vous êtes en mission entre minuit et cinq heures.

Attention à la mention sur la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif ou d’être hébergé dans une structure dépendant de l’administration moyennant participation : si une telle possibilité vous est offerte l’administration ne vous remboursera pas les repas ou l’hôtel en intégralité.

Enfin, sachez que des avances pourront vous être consenties si vous en faites la demande dans la limite de 75 % des sommes présumées dues à la fin de la mission.

Article 4 Lorsque l’agent se déplace à l’intérieur du territoire de la commune de résidence administrative, de la commune où s’effectue le déplacement temporaire, ou de la commune de résidence familiale, ses frais de transport peuvent être pris en charge sur décision de l’autorité administrative lorsque la commune considérée est dotée d’un service régulier de transport public de voyageurs.

Cette prise en charge est effectuée dans la limite du tarif, ou pour l’agent qui se déplace fréquemment, de l’abonnement le moins onéreux du transport en commun le mieux adapté au déplacement.

Ces modes d’indemnisation ne sont pas cumulables entre eux ni avec d’autres indemnités ayant le même objet.

Vous serez donc remboursé au tarif transport en commun et non au tarif véhicule personnel en cas de déplacement à l’intérieur des trois communes citées. Si vous préférez votre véhicule personnel, cela sera à vos frais.

Article 5 Les administrations peuvent conclure dans le respect du code des marchés publics, directement avec des compagnies de transport, des établissements d’hôtellerie ou de restauration, des agences de voyages, et autres prestataires de services, des contrats ou conventions, pour l’organisation des déplacements. Elles peuvent, le cas échéant, mutualiser entre elles leurs achats.

Les prestations en nature dont peuvent bénéficier les agents en application de ces contrats ou conventions ne peuvent se cumuler avec les indemnités instituées par le présent décret ou d’autres indemnités ayant le même objet.

Sachez que cet article trouve actuellement une application concrète dans le transport des personnels vers les DOM et COM.

Article 6 L’agent dont la résidence administrative se situe en métropole, outre-mer ou à l’étranger, appelé à se présenter aux épreuves d’admissibilité ou d’admission d’un concours, d’une sélection ou d’un examen professionnel organisé par l’administration, hors de ses résidences administrative et familiale, peut prétendre à la prise en charge de ses frais de transport entre l’une de ses résidences et le lieu où se déroulent les épreuves.

Ces frais ne peuvent être pris en charge que pour un aller-retour par année civile. Il peut être dérogé à cette disposition dans les cas où l’agent est appelé à se présenter aux épreuves d’admission d’un concours.

Article 7 Pour la métropole, le taux du remboursement forfaitaire des frais supplémentaires de repas est fixé par un arrêté conjoint du Ministre chargé de la fonction publique et du Ministre chargé du budget. Le barème des taux du remboursement forfaitaire des frais d’hébergement est fixé par le Ministre ou par délibération du conseil d’administration de l’établissement dans la limite d’un taux maximal fixé par un arrêté conjoint du Ministre chargé de la fonction publique et du Ministre chargé du budget.

Pour l’outre-mer, le barème des taux des indemnités de mission est fixé par le Ministre ou par délibération du conseil d’administration de l’établissement dans la limite d’un taux maximal fixé par un arrêté conjoint du Ministre chargé de la fonction publique, du Ministre chargé du budget et du Ministre chargé de l’outre-mer.

Pour l’étranger, un arrêté conjoint du Ministre chargé des affaires étrangères, du Ministre chargé de la fonction publique et du Ministre chargé du budget fixe les taux des indemnités de mission, par pays ou, le cas échéant, par ville ou par région.

Un arrêté conjoint du Ministre chargé de la fonction publique et du Ministre chargé du budget fixe les taux des indemnités de stage.

Toutefois, lorsque l’intérêt du service l’exige et pour tenir compte de situations particulières, un arrêté ministériel ou une délibération du conseil d’administration de l’établissement peut fixer, pour une durée limitée, des règles dérogatoires aux arrêtés interministériels prévus aux alinéas précédents, qui ne pourront, en aucun cas, conduire à rembourser une somme supérieure à celle effectivement engagée.

Cet article du décret trouve malheureusement peu d’application dans les corps enseignants.

Article 8 L’agent en mission, en intérim ou en tournée continue à percevoir le traitement, les suppléments pour charges de famille et les indemnités attachées à son emploi au lieu de sa résidence administrative.

Les indemnités de mission ou de stage ne peuvent se cumuler avec d’autres indemnités ayant le même objet. Elles ne sont pas cumulables avec l’indemnité journalière de sujétions prévue par le décret du 15 octobre 2004 susvisé, ni avec l’indemnité de résidence attribuée en application du quatrième alinéa de l’article 5 du décret du 28 mars 1967 susvisé.

Il y a fort à parier que le non-cumul des indemnités de mission ou de stage avec l’indemnité journalière de sujétions ou avec l’indemnité de résidence prévu par cet article va créer quelques problèmes à l’administration et risque de se révéler quelque peu difficile à mettre en place.

Article 9 Le service qui autorise le déplacement choisit le moyen de transport au tarif le moins onéreux et, lorsque l’intérêt du service l’exige, le plus adapté à la nature du déplacement.

Les déplacements effectués par l’agent entre son domicile et son lieu de travail ne donnent lieu, sous réserve des dispositions du décret du 1er juillet 1983 susvisé et du décret n° 2010-676 du 21 juin 2010 instituant une prise en charge partielle du prix des titres d’abonnement correspondant aux déplacements effectués par les agents publics entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, à aucun remboursement.

Ainsi donc, vous n’êtes donc pas habilité à choisir le mode de déplacement et son tarif.

Attention : tout changement du mode ou du tarif de déplacement pourrait non seulement vous exposer à un refus de remboursement, mais aussi à une absence de couverture en cas de maladie ou d’accident de service survenant durant un déplacement effectué par un moyen de transport non autorisé.

Article 10 Les agents peuvent utiliser leur véhicule terrestre à moteur, sur autorisation de leur Chef de service, quand l’intérêt du service le justifie.

En métropole et outre-mer, l’agent autorisé à utiliser son véhicule terrestre à moteur pour les besoins du service est indemnisé de ses frais de transport soit sur la base du tarif de transport public de voyageurs le moins onéreux, soit sur la base d’indemnités kilométriques, dont les taux sont fixés par un arrêté conjoint du Ministre chargé de la fonction publique, du Ministre chargé du budget et du Ministre chargé de l’outre-mer.

L’agent en poste à l’étranger, autorisé à utiliser son véhicule terrestre à moteur pour les besoins du service, est indemnisé de ses frais de transport sur la base d’une indemnité kilométrique forfaitaire calculée selon une formule fixée par un arrêté conjoint du Ministre chargé des affaires étrangères, du Ministre chargé de la fonction publique et du Ministre chargé du budget.

L’agent qui utilise son véhicule terrestre à moteur n’a pas droit au remboursement des impôts, taxes et assurances qu’il acquitte pour son véhicule.

Il doit avoir souscrit au préalable une police d’assurance garantissant d’une manière illimitée sa responsabilité au titre de tous les dommages qui seraient causés par l’utilisation de son véhicule à des fins professionnelles.

L’agent qui a utilisé son véhicule personnel est remboursé, sur autorisation du Chef de service, des frais d’utilisation de parcs de stationnement et de péage d’autoroute sur présentation des pièces justificatives au seul ordonnateur, quand l’intérêt du service le justifie et dès lors que ces frais n’ont pas été pris en charge au titre du 2° de l’article 3.

En toute occurrence, l’agent n’a droit à aucune indemnisation pour les dommages subis par son véhicule.

Vous trouverez l’arrêté dont il est question ici

Voilà qui a le mérite d’être clair : si vous utilisez votre véhicule personnel lors de vos missions ou convocations, vous ne pourrez en aucun cas être remboursé de votre franchise d’assurance ou des dégâts subis par votre véhicule.

Cependant, aucun texte ne vous oblige à utiliser votre véhicule personnel pour remplir des missions pour le compte de l’Etat. Aussi, quand vous ne pouvez pas faire autrement que d’utiliser un véhicule à moteur pour exécuter la mission qui vous est confiée, demandez au Chef d’établissement l’autorisation d’utiliser le véhicule de l’établissement, ou bien demandez-lui de souscrire au nom de l’établissement, une police d’assurance couvrant les enseignants qui utilisent leur véhicule personnel lors de leurs déplacements professionnels.

Cette dernière solution, actuellement en usage dans de nombreux établissements publics, est de loin la meilleure et la plus souple.

Article 11 Lorsque l’agent a utilisé un véhicule personnel, autre qu’un véhicule mentionné à l’article 10, un taxi, ou un véhicule de location, il est remboursé des frais occasionnés sur autorisation du Chef de service, sur présentation des pièces justificatives au seul ordonnateur, quand l’intérêt du service le justifie, et dès lors que ces frais n’ont pas été pris en charge au titre du 2° de l’article 3.

Attention aux dispositions de cet article : vous ne serez remboursé que si vous avez eu l’autorisation préalable de votre Chef de service pour engager ces frais.

Laurent Piau

Laurent Piau, juriste, est l’auteur de l’ouvrage Le Guide juridique des enseignants aux éditions ESF