Par Françoise Solliec
Dans le marché passé avec la région, l’intégrateur Logica est à la fois responsable des évolutions de Lilie et de la phase de mise en place dans les établissements. Une responsabilité qui a amené à imaginer un dispositif resserré d’accompagnement et développement.
Depuis l’installation de Lilie dans les premiers établissements, de nouveaux services ont été mis en place, demandés par les collectivités ou les utilisateurs. L’adoption du produit en Rhône-Alpes et dans le Limousin a conduit à renforcer l’équipe de développement, autant que celle chargée de l’accompagnement, explique Olivier Vigneau, directeur du projet ENT et éducation chez Logica.
Beaucoup de travail a été consacré à la constitution de l’annuaire qui, à chaque rentrée scolaire doit basculer sur un nouveau contenu, celui des utilisateurs de l’année. Cette phase, de 3 semaines environ, est déterminante pour les usagers, car s’ils ne prennent pas l’habitude de travailler avec Lilie à ce moment là, c’est plus difficile après. L’opération commence à être assez bien rôdée mais des ajustements sont en permanence nécessaires.
Une autre évolution majeure concerne la mise en place de connecteurs vers des ressources ou des services numériques (CNS, KNé, webclasseur, agenda, emploi du temps …) Le cahier de textes a lui aussi beaucoup évolué en fonction des demandes.
Les personnels ont également leurs demandes : les documentalistes ont accès à tous les droits, mais la gestion de ces droits est à réaliser au niveau de l’établissement. Les chefs de travaux demandent de pouvoir prendre des rendez-vous, gérer les salles, les matériels, etc.
Toutes les demandes remontent via le support assistance et doivent être validées par une gouvernance entre collectivités qui est en train de se mettre en place. Jusqu’à maintenant cela a conduit à offrir 2 nouvelles versions majeures du produit par an, et plusieurs versions mineures pour des ajouts de fonctionnalités.
La région organise régulièrement des réunions d’échanges d’expériences, et un évènement important s’est tenu le 25 mai autour de la communauté, pour un point d’étape de 18 mois de progrès. Le futur de Lilie et les différents besoins sont discutés, par exemple l’usage du blog pour des élèves à l’étranger. La partie ressources/contenus est en général jugée insuffisante et il est prévu d’y ajouter des fonctionnalités plus avancées.
Lors de la mise en service de Lilie dans l’établissement, celui-ci dispose d’un correspondant déploiement sur environ 6 mois, conformément à la stratégie d’accompagnement explicitée dans le cahier des charges du marché régional, explique Kathy Abrial qui a rempli ce rôle pour plusieurs établissements avant de prendre le rôle de coordination de l’ensemble des formations. La première phase comprend la présentation de la solution, qui est aussi l’occasion de faire connaissance avec les équipes, la signature de la convention avec la région, la définition des choix de l’établissement qui personnaliseront son ENT. On discute aussi les sessions de formation avec les administrateurs locaux (une dizaine de personnes). On organise ensuite une session de vérification avec les paramètres choisis, puis une démonstration à l’attention des enseignants. On conclut cette phase par une réunion générale d’inauguration.
L’établissement entre ensuite dans une procédure d’assistance standard par mel et par téléphone. Ce sont les correspondants déploiement et les formateurs qui assurent cette assistance, une quinzaine de personnes environ pour Lilie.
Kathy Abrial apprécie beaucoup de voir comment les uns et les autres s’approprient la solution. « On rentre vraiment maintenant dans les usages pédagogiques » dit-elle, bien que les établissements aient des utilisations de Lilie sensiblement différentes : « c’est une question de maturité et aussi de moment où l’établissement rentre dans le dispositif »..
