Par Françoise Solliec, selon les informations recueillies auprès de Patrick Reeb, conseiller TICE du recteur, et Jacques Nouailhetas, mission TICE

Dès l’automne 2003, l’académie de Strasbourg, en partenariat avec les collectivités, faisait le choix d’expérimenter un espace numérique de travail en Alsace, ENTEA. Trois ans plus tard, en juillet 2006, l’appel d’offres de généralisation est lancé pour déployer un ENT dans tous les établissements publics du second degré alsaciens. Conformément à l'engagement des collectivités, 22 collèges du Bas-Rhin, 13 collèges du Haut-Rhin et 18 lycées constituent la première vague de la généralisation d’ENTEA 2, qui doit se poursuivre, au même rythme, sur quatre ans.

Une structure d’appui considérable et des relations étroites avec les collectivités

En 2003, en réponse à l’appel à projets lancé conjointement par le ministère de l’éducation nationale et la caisse des dépôts et consignations, CDC, la plate-forme Scolastance, déjà pré-expérimentée dans 8 établissements, était implantée dans 15 autres établissements et 3 écoles. Dès la rentrée 2004, ce premier panel s’augmentait de 3 collèges et 5 lycées nouveaux, afin de répondre à la demande des établissements. A la rentrée 2005, 15 établissements supplémentaires les rejoignaient. Avant la décision de généralisation, le périmètre de l’expérimentation portait donc sur 45 établissements et écoles, 4 établissements ayant abandonné en cours de route.

C’est à nouveau la plate-forme Scolastance, de la société Infostance, qui a été choisie en résultat de l’appel d’offres de juillet 2006. La société HP, qui avait répondu avec Infostance assurera dans la généralisation une mission industrielle de suivi de projet.

Pour accompagner le déploiement dans les 216 établissements de l’académie et la conduite du changement qui en résulte, une structure d’appui très importante a été mise en place à tous les niveaux. Elle bénéficie de l’expérience accumulée par tous les acteurs au cours des cinq dernières années.

Présidé par le recteur, le comité de pilotage académique réunit depuis 2003 les décideurs académiques et territoriaux pour prendre les décisions stratégiques et politiques. Le conseil régional et les conseils généraux y sont représentés tant au niveau de la présidence qu’au niveau des services (directions des lycées et des systèmes d’information pour la région, directions de l’enseignement pour les départements). Comme pour tous les projets validés dans le cadre de l’appel d’offres conjoint ministère – CDC, un représentant y est nommé par chacune de ces institutions. C’est ce comité de pilotage académique qui a décidé en juin 2005 de la généralisation de l’ENT à l’horizon 2010.

Le comité opérationnel de projet initial comprenait notamment des représentants du rectorat, (services, mission TICE, IPR) des IA, des établissements et du prestataire. Chargé de suivre l’exécution du projet et les problèmes opérationnels, en faisant des propositions d’amélioration au comité de pilotage, il a été remplacé depuis cette rentrée par un comité restreint de 6 personnes (3 représentants du rectorat, 3 représentants des prestataires) chargé du suivi opérationnel au travers de réunions hebdomadaires.

A l’origine, le comité des utilisateurs regroupait un représentant de chacun des établissements engagés dans l’expérimentation, pour traiter des questions soulevées au sein des établissements et signaler les améliorations attendues. Compte tenu du nombre d’établissements impliqués, il se réunissait en fait en deux regroupements, Nord et Sud, deux fois par an. Dans la phase de généralisation, pour mieux accompagner le déploiement, une liste de diffusion a été réservée aux administrateurs de l’ENT en établissement. Ils sont désormais réunis une fois par an par regroupement de 15 à 20 sous l’appellation « comité des administrateurs ».

Au sein de chaque établissement, un comité de pilotage ENTeA local réunit les différentes composantes de la communauté éducative (direction, vie scolaire, enseignants, parents) pour définir la manière dont le projet est mis en œuvre, par exemple choisir les modules à mettre en service, établir le plan de communication local et transmettre à la mission TICE les demandes d‘évolution pour certaines fonctionnalités.

Par ailleurs, plusieurs commissions techniques ont été mises en place pour prendre en compte les remontées de tous les utilisateurs.

La commission évolution recense et classe les demandes d’évolutions selon leur type et selon leur urgence, ainsi que les demandes de corrections pour les défauts constatés. Ces demandes, hiérarchisées, sont transmises à l’éditeur du logiciel.

La commission notes recense les besoins des utilisateurs autour du module « notes » et propose des améliorations et corrections à l'éditeur de logiciel.

En collaboration avec un inspecteur vie scolaire, une démarche d'accompagnement a été lancée à l'égard des personnels de vie scolaire des établissements qui utilisent le module « absences ». La commission absences veut non seulement répondre au quotidien aux questionnements des CPE sur l'utilisation de l'outil Scolastance mais aussi nourrir les réflexions sur les pratiques et savoir-faire en matière de vie scolaire et ENT. Depuis la rentrée 2006, elle accueille des chefs d’établissement, des enseignants et des CPE.

La commission cahier de textes a proposé en 2006 une réflexion qui a débouché sur un cahier des charges fonctionnel.

Enfin, un groupe d’études et de ressources, GER, piloté par l’IUFM, traite des usages pédagogiques du bureau virtuel et se propose d'élaborer des scénarios d'utilisation pédagogique de l'ENT.

Dans cette phase de généralisation, le coût de revient de l’ENT est d’environ 4 € par élève et par an, pris en charge par les collectivités. Concrètement, pour assurer la gestion financière, c’est la modalité du groupement de commandes qui a été retenue par le comité de pilotage académique : tous les établissements scolaires de l’académie ont été sollicités pour adhérer à un groupement de commandes. L’adhésion de chacun des établissements (aujourd’hui 210 sur 216) a dû être validée par son conseil d’administration.

Un lycée, Emile Mathis, gère le marché au nom des adhérents, chacun d’eux passant commande en son nom propre et recevant une subvention de sa collectivité de rattachement.

La généralisation de l’ENT ne peut se concevoir sans une dimension très importante de formation et d’animation et une implication grandissante des corps d’inspection. La candidature des nouveaux établissements fait l’objet d’un dossier, dans lequel la mise en place d’un comité de pilotage et sa composition jouent un rôle primordial. Une rencontre entre ce comité et un ou plusieurs représentants de la mission TICE assure le lancement de l’opération. Chaque nouvel établissement se voit affecter un tuteur qui va l’accompagner tout au long de la mise en place. Les personnes ressources bénéficient d’une formation générale sur site et de formations spécifiques aux différents modules.

Au dernier trimestre de l’année scolaire 2006-2007, les 45 établissements publics, représentant 42 700 élèves et 3 400 enseignants, utilisant l’ENTEA, engendraient plus de 250 000 accès sur le mois de mai (55% d’accès pour les élèves, 32% pour les enseignants, 8% pour les parents et autres, 5% pour l’administration). Au niveau des usages, ce sont les modules « courrier » et « gestion du temps «  qui arrivent en tête. Les usages des enseignants restent fortement concentrés sur notes et absences, ceux des parents sur la consultation des emplois du temps et des absences, bien que la consultation des devoirs soit en augmentation.