Les aides vidéo en bureautique

 

L’usage croissant des technologies de l’information et de la communication dans les pratiques bureautiques professionnelles impacte nos enseignements. Les élèves doivent être capables d’utiliser un plus grand nombre d’outils informatiques, en fonction des besoins rencontrés. Les besoins de formation s’accroissent, se diversifient et se personnalisent. Comment y répondre dans le cadre d’un groupe classe ?

 

Dans quel contexte pédagogique interviens-tu Yvon ?

J’enseigne, au sein de la section d’enseignement professionnel de la cité scolaire Alcide Dusolier de Nontron en Dordogne, l’économie et le droit ainsi que la comptabilité et l’administration commerciale (pôle ACC), auprès d’élèves préparant au Bep Métiers du secrétariat (remplacé à la rentrée 2009 par le Bac Pro 3 ans Secrétariat).

J’assure l’enseignement théorique mais aussi la formation aux logiciels Excel, Word, Ciel compta, Ciel Gestion Commerciale et Ciel Paie.

 

Quelles méthodes as-tu utilisées pour former tes élèves aux outils de bureautique ?

J’ai toujours souhaité voir mes élèves autonomes au moment de l’apprentissage des logiciels. C’est pourquoi j’ai dès mes débuts réalisé mes propres TP appuyés par de nombreuses fiches techniques. D’abord elles étaient simplistes. Je donnais le minimum d’informations pour que les élèves recherchent par eux-mêmes le mode opératoire. Bien qu’intéressante, cette démarche ne m’a pas paru adaptée à mes élèves : « Je n’y arrive pas… », « C’est trop dur »… Les élèves s’entraidaient mais comme la marche était trop haute « l’entraide » se transformait en bavardage.

D’autre part ces mêmes fiches techniques avaient un succès mitigé avec un public d’adultes que je devais former en partenariat avec le Greta de Périgueux.

 

Je me suis alors remis en question : la fiche technique n’était pas suffisamment détaillée, mal mise en page, j’utilisais trop de mots et pas assez de visuels. De ce constat, j’ai repensé ma stratégie : pour rendre les élèves et les adultes plus autonomes je devais mettre en place une fiche technique plus simple, allant à l’essentiel, plus visuelle et donc illustrée de nombreuses copies d’écran. Pour les adultes je transformais les fiches techniques en fiches guides où je les accompagnais au clic près. Les gains ont été immédiats : prise de confiance, envie de découvrir les nombreuses fonctionnalités du logiciel, …. Quel que soit le niveau (débutant, médium, perfectionnement) et le public (Rmiste, salarié, cadre supérieur) le succès était au rendez-vous. L’évaluation de fin de formation donnait un très bon indice de satisfaction. Cette remise en cause était nécessaire car je devais intervenir dans la même séquence avec trois niveaux et l’étude de plusieurs logiciels (Word, Excel, Internet Explorer et Outlook) et respecter l’équation 1 stagiaire = 1 niveau = 1 apprentissage.

Un travail énorme de préparation, mais très formateur. Cette expérience au sein du Greta a duré environ 5 ans. Les besoins en formation sur les logiciels de bureautique courants ayant fondu je n’ai plus été sollicité pour ce type de formation, à mon grand regret.

 

Pourquoi parler de cette expérience ? Parce qu’elle m’a donné l’idée des aides vidéo. L’avancée technologique (mise en réseau des PC, augmentation des débits, facilité à concevoir des vidéos, …) m’a conduit à m’interroger sur l’intérêt de garder un support papier. L’idée était porteuse mais des questions persistaient : « la flèche sur la fenêtre pointe bien sur le bouton OK ? », « je ne comprends pas comment on passe de cette fenêtre à celle-ci », … Je ne pouvais adapter cette même stratégie pour les élèves. Je souhaitais une appropriation différente : un mode opératoire en relation avec la production d’un document ou la réalisation d’un évènement. Le mode opératoire était présenté sous forme de copies d’écran annotées. Les élèves gagnaient en autonomie mais tous ne profitaient pas de cette plus-value. Certains n’accrochaient pas par manque de volonté de découvrir et de prendre connaissance des documents. Les élèves qui réussissaient étaient dérangés par ceux qui échouaient dans l’appropriation du mode opératoire. L’étude des logiciels n’était pas optimisée et mon rôle n’était plus un rôle d’accompagnateur mais de gendarme.

 

Pourquoi ce choix des aides vidéo ?

L’idée qu’il y avait à lire un minimum rebutait certains élèves et je me rendais bien compte que les modes opératoires papiers n’étaient pas ou plus adaptés à un public en difficulté de la génération Internet, avec des valeurs en pleine mutation comme le ludique et le jeu qui supplantent le goût de l’effort et du travail.

 

Cette prise de conscience m’a conduit à envisager un autre mode d’apprentissage, rendu possible par une évolution technologique fulgurante depuis une décennie.  Cela m’a permis de transformer les fiches guides papier en films animés où l’apprenant est acteur de sa formation. Le mode opératoire est filmé. Par l’observation l’élève reconstitue son propre mode opératoire en complétant une fiche papier.

 

Quels outils utilises-tu pour tes aides vidéo ?

J’utilise Cam Studio car il est gratuit, facile d’utilisation et francisé, ce qui n’est pas toujours le cas avec les gratuiciels qui sont plutôt rédigés dans la langue de Shakespeare.

 

Comment réalises-tu tes aides vidéo ?

Pour réaliser une aide vidéo il faut d’abord être patient et ne pas être dérangé car cela nécessite une forte concentration. L’aide vidéo doit être courte, décrire une manipulation précise (ex : l’édition d’un brouillard et pas l’édition d’un brouillard et d’un journal) et comporter peu de texte.

Au départ l’aide ne devait pas être trop lourde, car la capacité de stockage des supports était plutôt limitée.

 

Serveur d’établissement, technologie réseau, logiciel d’assistance pédagogique sont des supports et des outils qui permettent aujourd’hui de diffuser facilement des aides vidéo représentant plusieurs centaines de Méga-octets au total. La durée de l’aide vidéo n’est plus une contrainte technique. Toutefois, par expérience, une aide vidéo trop longue (plus d’une minute) qui montre trop de manipulations à la fois peut dérouter les élèves.

La conception d’une aide vidéo peut prendre de 15 minutes à plus d’une heure. Le concepteur est à la fois le scénariste, le réalisateur et le caméraman.

 

Comment mets-tu à disposition de tes élèves tes aides vidéo ?

La mise à disposition des vidéos se fait grâce à l’excellent logiciel d’assistance pédagogique NetopSchool (dommage qu’il ne soit pas gratuit). En un clic de souris je distribue en début d’heure l’aide vidéo aux élèves afin qu’ils la copient dans leur dossier de stockage personnel, sur le serveur. A la fin de l’année ils disposent d’une bibliothèque d’aides vidéo qu’ils peuvent consulter à tout moment lorsqu’ils réalisent leurs TP de bureautique.

 

Comment intègres-tu tes aides vidéo dans tes pratiques pédagogiques ?

Je n’enseigne pas le logiciel pour le logiciel. J’essaie de donner un sens à l’apprentissage des logiciels.

C’est pourquoi la plupart du temps l’élève travaille dans une entreprise (fictive) et réalise des productions. L’élève prend lecture du travail confié par son responsable puis réalise les tâches commandées. Par exemple « M. Ducourtieux vous a laissé une note sur votre bureau. Sur la note figure la consigne de travail : « Réaliser les factures en tenant compte des conditions commerciales et financières octroyées aux clients ».

 

L’élève commence d’abord par consulter l’aide vidéo distribuée en début d’heure. Ce film est un « concentré » qui présente un mode opératoire. Par un simple double clic sur le fichier, l’élève visionne l’aide vidéo à l’aide de Windows Media Player, Real Player ou Flash player (en fonction de la configuration logicielle de son PC). Il synthétise cette aide vidéo en  mode opératoire en complétant une fiche technique papier, qui lui a au préalable était distribuée. Cette activité repose sur l’exploitation active de l’aide vidéo : l’élève doit pauser, lire et revenir éventuellement vers le début du film pour pouvoir compléter sa fiche technique.

 

Le passage d’un support visuel à un support écrit facilite l’appropriation du mode opératoire et l’acquisition de nouvelles compétences. L’élève se familiarise avec un vocabulaire précis : onglet, clic, œil, restauration, fenêtre, info-bulle, etc.

 

Ce type de fonctionnement présente plusieurs avantages :

• L’élève est autonome, actif et souvent dans une position de réussite. C’est essentiel pour des jeunes de lycée professionnel généralement en difficulté scolaire. Ils apprécient (sans pour autant le dire) un produit multimédia dynamique qu’ils sont capable de traduire facilement puisqu’il n’y a que très peu de texte à lire.

• L’élève qui a été absent peut rattraper son retard sans s’accaparer le professeur, qui doit gérer toute la classe.

• L’élève peut visionner à partir de son domicile ses aides à la veille d’une évaluation. Ainsi une jeune fille qui a intégré directement la terminale Bep Métiers du Secrétariat, sans faire la 1ère année, a rattrapé une partie de son retard informatique grâce aux aides vidéo.

 

Quelle est l’opinion des élèves sur cet outil ?

Ils sont satisfaits (d’accord c’est moi qui le dit) avec un bémol : l’aide vidéo va parfois trop vite et  le réglage de certains écrans rendent parfois flou le film vidéo. Quelques témoignages d’élèves, illustrent ce constat : « Les aides vidéo me sont très utiles pour quand je suis bloqué sur le logiciel. Elles expliquent très bien la façon comment il faut procéder sur le logiciel. Elles vont souvent trop vite, il faut faire plusieurs fois des pauses pour pouvoir suivre l'exercice. A continuer !!! » ; « Les aides vidéo servent bien pour aider les élèves à faire leur travail » ; « J'en pense qu'elles sont plutôt bien faites. Parfois un peu trop vite mais c'est compréhensible. A continuer. » ; « Très utiles quand on est perdue dans le logiciel mais quelques fois les démarches sont exécutées trop rapidement. » ; «  Les aides vidéo sont très bien, elles m'aident bien à faire les exercices dans le logiciel. Mais elles sont parfois trop rapides ou quelques fois incomplètes. Mais sinon tout va bien. » ; « Ce que je pense des aides vidéos, je trouve que parfois elles sont bien expliquées. Mais y en n'a qui sont pas très bien expliquées. Mais c'est bien d'avoir trouvé ça pour aider les élèves. ».

 

Les aides vidéo, une pratique qui fait des émules ?

Je ne pourrai clore cet article sans faire l’écho de productions didactiques réalisées par une collègue professeur de technologie du collège qui souhaite garder l’anonymat par souci de modestie. Ses productions sont présentées sous forme de livres virtuels réalisés grâce à la solution Didapage, de l’Association fruits du savoir. Ses livres virtuels mêlent couleurs et animations vidéo et sonores pour faciliter l’interaction et l’immersion de l’élève dans l’activité qu’il doit réaliser.

 

De nombreuses matières de l’enseignement général du collège sont représentées, comme l’anglais, l’histoire-géographie, les mathématiques, le français, la SVT et la Technologie. De nombreux livres virtuels sont en cours de publication sur le site Internet de l’établissement et seront bientôt accessibles.

 

Dans un livre virtuel, l’élève peut-être amené à déplacer des objets graphiques, à agir sur des zones cliquables, à assister aux déplacements automatiques de zones de texte, ...  Des activités ludiques qui placent l’élève au cœur de ses apprentissages, qui lui permettent la découverte de nouveaux savoirs et facilitent les activités de remédiation. Ces livres virtuels offrent aux élèves qui le souhaitent de s’auto évaluer et de se corriger, de travailler au CDI ou à son domicile.

 

Les aides vidéo de bureautique

http://webetab.ac-bordeaux.fr/Etablissement/ADusolier/  rubrique Productions

Les livres didapages

http://webetab.ac-bordeaux.fr/Etablissement/ADusolier/articles.php?lng=fr&pg=443  

Le logiciel Netop School

http://www.logiciels-netop.fr/produits-danware-netop/produits.php?f0-2-formation  

Le logiciel Camstudio

http://camstudio.org/   

 

Yvon Grimoin

yvon.grimoin@ac-bordeaux.fr